Thérapeute : comment gérer les annulations clients

Thérapeute : comment gérer les annulations clients

Le jour où je suis devenue thérapeute, j’ai eu l’impression de me lancer dans une grande aventure. Les yeux fermés.

De tâtonner en tout sens, de me poser des questions sur des détails. Comment trouver un local ? Comment se lancer ? Comment se sentir légitime ? Comment gérer son timing ? Comment adopter une posture suffisante ? Il y a la théorie qu’on apprend en cours et la pratique qu’on maîtrise bien. Et puis il y a la vie. Les choses que ni les professeurs, ni les collègues n’abordent quand on parle du bonheur de la vie de thérapeute : les annulations clients.

Qu’est-ce qu’une annulation client ?

Il y a tellement de joie à recevoir un rendez-vous avec un client. On prépare déjà un protocole de séance dans un coin de sa tête. On s’interroge, on se questionne. On bloque un créneau sur son agenda, on refuse d’autres personnes. On est prêt à accueillir et à prendre un accompagnement à coeur. Et la personne annule. Parfois la veille au soir, parfois deux heures avant. Ou parfois, elle ne prévient pas. Et on reste là, seul, dans son cabinet, à voir l’heure qui tourne et à se dire que oui, clairement il n’y a plus rien à attendre. C’est bien un lapin.

Ca fait mal. A l’égo bien sûr, bien qu’en tant que thérapeute, on essaye de l’assouplir le plus possible pour être au service de l’autre. Ca fait mal à l’organisation de la journée. Ca fait mal au porte monnaie et au manque à gagner d’un créneau annulé. Ca fait mal à la confiance. Et surtout, on se sent seul et sans ressources face à une annulation.

Conseils de thérapeute pour les annulations client : mieux vaut prévenir que guérir

1ère solution : rendre visible le fait que toute séance annulée moins de 48h à l’avance est due. Ce n’est pas drôle. Ni pour l’un, ni pour l’autre. On ne devient pas thérapeute pour jouer à la police et réclamer de l’argent avec des sorte de contraventions d’absences. Un rendez-vous manqué, c’est souvent une place qui ne pourra pas être remplacée, une préparation de séance en amont qui a déjà été effectuée et beaucoup d’efforts. A titre personnel, je rappelle cette règle dans chacun de mes échanges. Ne serait-ce que pour inciter à prévenir en avance plutôt qu’annuler au dernier moment.

2ème solution : prendre le temps d’appeler chaque client dès sa prise de rendez-vous pour confirmer le rendez-vous de vive voix. Ca n’a l’air de rien, mais appeler crée déjà un premier lien dans la relation thérapeutique. Cela permet aussi de répondre à quelques interrogations au sujet de la pratique s’il y en a. Bien sûr, il ne s’agit pas de faire une séance au téléphone. Mais seulement de prendre le temps de préciser des règles, dont le fait de ne pas annuler au dernier moment.

Je suis thérapeute et mon client a annulé son rendez-vous, que faire ?

Respirer un grand coup. Ca aide. Je sais qu’on pourrait être tenté à être triste, ou en colère, ou déçu. Ou toutes autres sensations normales. Mais pourtant, parfois respirer un grand coup est encore ce qu’il y a de plus utile à faire. Et prendre ce temps pour soi. Revoir des protocoles, refaire de l’ordre dans ses notes, boire un thé. Se préparer à accueillir le prochain client avec toute la bonne énergie possible.

Avoir sous le coude des connaissances qui voudraient passer au cabinet mais qui n’ont pas les moyens de payer une séance complète peut être une éventuelle bonne alternative. En cas d’annulation de dernière minute, il est possible de faire une séance à tarif solidaire afin de combler le vide.

Thérapeute, dois-je rappeler mon client qui a annulé son rendez-vous ?

Parfois oui. Un petit message pour expliquer l’annulation de dernière minute et rappeler la règle ne fais pas de mal. Il n’est pas dit que le client ne va pas tout simplement se volatiliser dans la nature. Certains honorent leur rendez-vous manqués. Ou pas. Dans tous les cas, lâcher-prise est une bonne chose à faire.

Se souvenir qu’en thérapie, on accompagne, mais on ne fait rien à la place des gens. Un oubli de rendez-vous est souvent un blocage inconscient, un manque d’envie de vouloir continuer à avancer sur son chemin. Et il est primordial de laisser les gens aller à leur rythme.

Oui, les annulations de dernières minutes sont agaçantes et le monde serait plus doux si la courtoisie était de mise. Savoir s’entourer d’amis thérapeutes fait aussi du bien. Les annulations sont bien plus fréquentes qu’on ne le pense, et le simple fait de pouvoir en parler à d’autres proches qui vivent la même réalité apaise parfois beaucoup !

Et vous, quels sont vos conseils de thérapeute pour gérer les annulations clients ?

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